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财务部门如何做好会计档案管理一文帮你搞清楚!
* 来源 :http://www.globalmagazam.com * 作者 : * 发表时间 : 2018-03-30 16:31

  财务部门不同于其他部门,它的业务活动几乎链接了所有的部门。只要涉及到金额、数字,一般都与它有关,所以财务部门需要保管的资料也多。资料这么多,如何管理的呢?

  大飞也想了解不同公司的财务部门都是怎么管理资料的。财务部门负责保管的资料,主要包括采购合同、销售合同、会计档案、凭证、等。资料的存储方式包括电子、纸质两种。资料的内容不同,存储方式不同,管理流程肯定也各不相同。都有什么样的管理流程,存在哪些需要改进的方面?哪些合同置于财务部门管理比较合适?销售、采购、行政合同,还有固定资产采购、软件服务之类的,包括劳务、设备、电梯维保之类的合同,很多。但哪些适合在财务部门管理的?是否都附在凭证后面?如果需要出借原件,怎么处理?原件调阅、借还有什么专门的?资料索引的规范是什么样的?大飞的问题很多,也值得大家思考。知行社的小伙伴们纷纷介绍自己公司的管理经验。

  露露公司的财务部门,不同的文档和资料都交给相应岗位的财务人员。例如,合同原件附在凭证后面,电子档合同由销售文员、财务人员各一份,分别保管,原件没有额外保留。露露也遇到过单独保留销售合同原件的财务部门。

  规范些的公司,会有专人管理合同、档案资料。福哥分享了他们公司的做法,财务保留一份纸质的合同原件,重要内容扫描关键页单独存档,其他的都扫描存档,建立目录,便于查找;财务、业务各留一份原件;由一个人专门负责电子、纸质档案的归档、整理工作。平时由其他人整理好的资料给他存档,例如:年度打印好的账薄。各岗位负责自己岗位档案,包括纸质和电子资料,年度或定期整理好,档案管理人员。质保金账务单独挂账管理。福哥认为,作为债权方应该有相应的台帐进行,或者系统。人少可以让一个人兼管,管理标准可以降低,如:重要合同必须存档,一般的直接附在凭证后面。档案需要规范管理,档案管理如果比较差,很多经营活动没办法查清楚,没有资料支撑。财务资料要经常备份,避免因为一些不可抗力,造成财务资料缺失。曾经有个案例,公司财务软件是单机版,服务器坏了,数据没有备份,结果好多年的凭证从头再输一遍,浪费了很多时间。档案用U盘或者刻录光盘存档一份,其他的电脑也存档一份。福哥纸质资料的必须存一份保留。

  事务所常见的管理资料的方法,是采用激励与惩政策。南哥之前的会计所,合同也作为底稿的一部分,归档了。专门的法务出的套用模板,申请也是在单位的OA上申请。OA提交(信息输入)办公室处理拿合同盖章归档。由于在报告审核,也是通过OA,信息都会备存电子档案,档案由专人负责。由质监部签字后,交档案室复核签字,归档。不归档,不给提成,所以相关人员都很积极。大家一致认为,国企或者上市公司,凭证的归档和装订都很到位。

  专门的人管专门的事,其实放在哪个部门是次要的,只需明确一个部门管理此事,重要的是管理流程。平平的公司做的就比较规范或者说成熟。合同统一存档于行政部。行政部门把这些合同扫描件电子化,给相关人员开通查阅权限。公司有档案管理制度,制度里要求资料统一归口部门是行政,分纸质和电子两种方式,档案有公司证件资质、法律文件、对外、会议纪要、协议合同、规章制度等,都是分类别的,并建立台账,做好目录和索引。资料移交、资料借阅,都有相应的时间。资料借阅需要OA,资料外借比普通借阅要加两个审核人。索引就是档案编号,年份-公司名称-部门名称-小类-编号。可以全员查阅的档案,放在OA公共资料库里。借阅OA审批流程一般是:申请人部门负责人行政通知档案管理员。

  大型企业管理比较规范的,那么小企业呢,有没有什么好办法?忠哥分享了他以前的管理经验,小企业的资料一式两份,涉及到财务的资料原件财务留存。同时复印一份给相关部门,凭证附件也是用合同复印件。扫描电子档,按日期月份归档。查阅原件或者外带需要手续。网上找个合同管理软件就可以用。小企业好在资料也少,所以理顺一下就好了。

  原件及电子档统一管理、电子资料多备份、建立台账、完善借阅制度、专人管理等等这一系列成为了资料管理必不可少的必要流程和关键步骤。不知道你经历或听闻过哪些资料管理经验,欢迎给小编留言。如果你认同本文观点或喜欢本文的风格,请推荐给你的朋友。